ROLECE: qué es y cómo inscribirse

El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Cualificadas del Sector Público (ROLECE) es un instrumento esencial en el ámbito de la contratación pública estatal. Este registro recopila información sobre los operadores económicos interesados en participar en procedimientos de licitación pública, facilitando su acceso a las licitaciones y reduciendo la carga burocrática de recopilación y presentación de documentos.  

Existen diversos registros de licitadores a nivel autonómico. Sin embargo, el ROLECE:

• Es el más relevante por su alcance y cobertura
• Incluye las circunstancias y datos relevantes que acreditan las condiciones de aptitud de los candidatos para participar en licitaciones de todos los órganos de contratación del sector público
• En él también es posible inscribir habilitaciones empresariales 
• La acreditación proporcionada por el ROLECE es válida ante todas las Administraciones Públicas y demás entidades del sector público, según lo dispuesto en el artículo 337 de la Ley de Contratos del Sector Público
• La inscripción en el ROLECE es obligatoria para participar en determinados procedimientos de contratación, siendo el primer paso para las empresas que deseen expandir sus oportunidades y participar en licitaciones públicas

¿Cómo inscribirse en ROLECE?

El proceso de inscripción en el ROLECE consta de dos pasos fundamentales:

• la solicitud de inscripción
• la acreditación de lo solicitado

Inicialmente, se debe solicitar la inscripción en las categorías deseadas. Posteriormente, se dispone de un período para aportar la documentación necesaria que formalice la inscripción.

Al decidir incursionar en la contratación pública, las empresas pueden anticipar su inscripción. Esto es fundamental porque, de otra manera, al identificar expedientes de interés, se enfrentará a la presión de preparar rápidamente la documentación y completar la inscripción.

Inscribirse con antelación es la opción más conveniente para evitar contratiempos y asegurar una participación eficiente en las licitaciones públicas.

Es aconsejable iniciar el proceso de inscripción en el ROLECE tan pronto como se contemple la participación en la contratación pública, en lugar de esperar hasta que sea una necesidad urgente.

Guía para la Inscripción en el ROLECE y Obtención del Certificado

Tanto el proceso de inscripción como la obtención del certificado se realizan a través de la plataforma electrónica del Ministerio de Hacienda.

Paso 1: Obtener un Certificado Digital Válido: adquirir un certificado digital reconocido por la FNMT y asegurarse de que esté vigente.

Paso 2: Acceder al Portal de ROLECE y Realizar el Registro de la Empresa

Paso 3: Cumplimentar los Datos Requeridos y Aportar la Documentación Solicitada: rellena los formularios con los datos necesarios y adjunta la documentación requerida por la plataforma.

Paso 4: Formalizar la Solicitud y Abonar las Tasas Correspondientes

Paso 5: Seguimiento de la Solicitud y Comprobación de su Estado: puedes monitorear el progreso de la solicitud y verificar su estado a través de la misma plataforma.

Paso 6: Renovación y Actualización Periódica de la Información y Documentación Presentada: sigue leyendo y encontrarás recomendaciones sobre cuándo es necesario actualizar la información.

Es crucial realizar un seguimiento constante de la solicitud y cumplir con los plazos establecidos para asegurar una correcta inscripción y la obtención del certificado de ROLECE.

Datos Susceptibles de Inscripción en el ROLECE

Tipo de Datos	Descripción
Datos Permanentes	Capacidad de obrar: Objeto Social Representación: Administradores/Apoderados Domicilio social Clasificación: Principalmente para casos de obras Habilitaciones empresariales
Datos Temporales	Solvencia económica y financiera Solvencia técnica o profesional

Solución a la problemática de la actualización de los datos temporales

Un principio básico es que todo lo inscrito no necesita ser acreditado nuevamente. Sin embargo, los datos temporales requieren actualizaciones constantes y esto implica un esfuerzo continuo para mantener la información actualizada.

• Es recomendable inscribir inicialmente los datos permanentes de la empresa, como la capacidad de obrar, la representación, y el domicilio social.

• La ley no especifica todos los datos que deben estar inscritos, solo menciona los mínimos necesarios: el objeto social, la representación y el domicilio. Por lo tanto, es prudente inscribir únicamente estos datos permanentes.

• Inscribir toda la información puede resultar en la necesidad de contratar a un asesor para actualizar los datos anualmente.

• El ROLECE no envía avisos de actualización, siendo su responsabilidad mantener la documentación actualizada. Si, al revisar de oficio, la inscripción no está actualizada, la empresa podría ser excluida del procedimiento de licitación.

• La solvencia económica y técnica puede ser acreditada después, conforme a las necesidades específicas de cada procedimiento de licitación. Esto permite a la empresa presentar la información más relevante y actualizada para cada proceso, asegurando que se cumplan los requisitos establecidos en los pliegos y optimizando sus posibilidades de éxito en las licitaciones públicas.

La solvencia económica generalmente requiere la facturación de los 3 años anteriores y trabajos realizados hasta cinco años atrás, en algunos casos. Si se inscribe la solvencia en un año, la facturación de ese año se deberá actualizar en el futuro, lo que conlleva informar a la entidad pública de cualquier modificación.

En conclusión, es sensato inicialmente inscribir solo los datos permanentes. Esto evitará la carga de actualizaciones constantes y garantizará que el órgano de contratación no requiera nuevamente estos datos ya registrados.

¿Cómo descargar el certificado ROLECE?

Para visualizar y descargar el Certificado de Inscripción de Empresas, es necesario acceder a la misma página web. Este registro permite a los órganos de contratación consultar directamente los datos inscritos de una empresa.

La información obtenida en estas consultas está actualizada a la fecha en que se realiza la consulta. Sin embargo, la exigencia de presentación de este certificado dependerá de las condiciones especificadas en cada pliego.

Plazos de entrega para acreditar la documentación

El plazo ordinario que otorga el ROLECE para aportar y recibir la documentación requerida es de 10 días a partir de la solicitud. No obstante, este plazo puede ser flexible debido al histórico colapso del organismo, permitiendo cierta tolerancia en caso de retrasos leves.

¿Por qué es crucial cumplir con este plazo? Si en el momento de analizar la solicitud no se ha aportado la documentación, el ROLECE archivará el asunto, obligando a iniciar el proceso desde el principio.

¿Qué hago si no puedo cumplir con el plazo?

En casos donde sea necesario inscribirse, pero no se pueda cumplir con el plazo debido a la burocracia, existe la opción de presentar la solicitud junto con una declaración responsable. Esta declaración debe indicar que se ha aportado la documentación preceptiva u obligatoria y que no se ha recibido ningún trámite de subsanación. De este modo, la empresa podrá ser admitida provisionalmente en el proceso de licitación, cumpliendo con las disposiciones legales pertinentes.

Las 4 Claves para Tramitar con Éxito el Alta en el ROLECE

1. Atender al Perfil del Solicitante: dependiendo del solicitante (Autónomo, Empresa o especiales), la documentación se aportará de manera distinta. Los autónomos suelen hacer la solicitud electrónicamente y enviar la documentación por correo postal. En el caso de las empresas, inscritas en el registro mercantil, ROLECE requiere que la documentación sea concursada y verificada por el Registro Mercantil. Otra forma de presentar documentación es mediante el Código de Verificación de Seguridad (CSV).

2. Culminar la Tramitación en ROLECE: la solicitud de inscripción no es suficiente. Es necesario completar el proceso enviando la documentación requerida para acreditar lo inscrito inicialmente.

3. Evitar Inscribir Datos No Permanentes: inscribir datos variables implica actualizaciones constantes en el ROLECE. Alternativamente, se puede señalar en la oferta que los datos han variado y acreditarlos. La obligación legal solo exige la inscripción de datos permanentes.

4. Asesoramiento Profesional: si tienes dudas, consulta con un profesional para asegurar que el proceso se completa adecuadamente. Una inscripción efectiva es aquella que se realiza correctamente.

Normativa Relacionada

Regulación Legal del ROLECE

Según el artículo 159.4 a) de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Cualificadas del Sector Público (ROLECE) es obligatoria para participar en procedimientos abiertos, simplificados y supersimplificados. Este registro se ha creado con el objetivo de simplificar los trámites, permitiendo que toda la información registrada no tenga que ser aportada nuevamente en cada licitación. Así, no solo facilita la participación, sino que también ahorra tiempo y esfuerzo en la preparación de ofertas.

Excepción de Inscripción según el Artículo 159.4.a LCSP

La inscripción en el ROLECE es obligatoria en la fecha de presentación de ofertas, «siempre que no se vea limitada la concurrencia.» Esto implica la posibilidad de acceder al procedimiento sin estar inscrito, bajo ciertas condiciones.

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